Dokumenty organizacyjne stosowane w zarządzaniu firmą

Formalizacja organizacyjna firmy znajduje swoje odzwierciedlenie w różnych dokumentach organizacyjnych wykorzystywanych w zarządzaniu firma. Część z tych dokumentów ma charakter organizacyjno-prawny, a część stanowi właściwą dokumentację organizacyjną.

Wśród dokumentów organizacyjno-prawnych najczęściej wskazuje się następujące:
• Statut firmy
• Regulamin walnego zgromadzenia akcjonariuszy
• Regulamin rady nadzorczej
• Regulamin zarządu
• Regulamin pracy

Zestawienie właściwych dokumentów organizacyjnych obejmuje najczęściej następujące dokumenty:
• System celów
• Klasyfikator zadań (funkcji)
• Regulamin organizacyjny
• Schemat organizacyjny
• Tablice kompetencyjne
• Księga służb
• Opisy komórek organizacyjnych
• Opisy stanowisk organizacyjnych
• System zarządzania dokumentami
• Procedury postępowania
• Inne uregulowania organizacyjne (regulaminy wewnętrzne – np. regulamin kontroli wewnętrznej, instrukcje itp.)

Ważnym dokumentem organizacyjnym stosowanym w zarządzaniu firmą jest opis stanowiska organizacyjnego. Opis stanowiska organizacyjnego jest podstawowym dokumentem szczegółowo regulującym zakres kompetencji funkcjonalnych i personalnych pracowników firmy. Stopniowo upowszechnia się nazwa tego dokumentu, chociaż w wielu firmach występują jeszcze tradycyjne określenia (np. „ zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialność”, „karta czynności”, „zakres czynności”, „zakres kompetencji”) bądź określenia zapożyczone z języka angielskiego („job descrption” – w tłumaczeniu dosłownym - opis pracy). Warto ujednolicać nazewnictwo dokumentów związanych ze sferą regulacji kompetencji, a także nazewnictwo kategorii stosowanych w tych dokumentach.

Najważniejszymi kryteriami poprawności metodycznej opisu stanowiska organizacyjnego są: prostota i przejrzystość, jednolitość struktury i stosowanych kategorii, jednolitość interpretacji zapisanych treści, spójność (niesprzecznośc) treści, równowaga między aspektami przedmiotowymi, aksjologicznymi i uprawnieniami w zakresie kompetencji funkcjonalnych, zgodność ze stanem istniejącym i łatwość aktualizacji w tym zakresie, merytoryczny charakter prezentowanych treści (zwłaszcza w odniesieniu do modelu pożądanych kwalifikacji).

Charakterystyczną cechą współcześnie zarządzanych firm jest szerokie wykorzystywanie dokumentacji organizacyjnej w procesach zarządzania zarówno w odniesieniu do działań bieżących, jak również strategicznych.

Najczęściej wymienia się w tym zakresie następujące kierunki wykorzystania dokumentów organizacyjnych:
• podział kompetencji między wewnętrznymi podmiotami organizacyjnymi (regulacja obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności)
• narzędzie pomocnicze w systemie ocen pracowniczych (w szczególności w egzekwowaniu odpowiedzialności) oraz w systemie wynagrodzeń
• ważny i niezbędny segment regulacji zachowań w zarządzaniu jakością
• wsparcie i pomoc w zarządzaniu kadrami (dobór i selekcja kadr – zwłaszcza pod kątem modelowania pożądanych wymagań i kwalifikacji na stanowiskach, wprowadzenie i adaptacja nowych pracowników, system awansów pionowych i poziomych, regulacja zastępstw aktywnych i pasywnych, system szkoleń)
• diagnozowanie, analiza i projektowanie zmian w strukturze organizacyjnej przedmiotowej bądź podmiotowej (dotyczy to zarówno zmian całościowych firmy bądź zmian cząstkowych)
• narzędzie pomocnicze w odwzorowywaniu strategii firmy oraz jej transformacji w działania operacyjne
• narzędzie integrowania zachowań pracowników zgodnie z interesami firmy
• narzędzie kształtowania kultury organizacyjnej firmy
• narzędzie pomocnicze w stosowaniu różnych współczesnych metod zarządzania (zarządzanie strategiczne, ZPC – zarządzanie przez cele, zarządzanie przez delegowanie uprawnień, zarządzanie przez wyniki, zrównoważona karta wyników, controlling, zarządzanie procesowe, assesment center, selektywny system informacji kierownictwa)
• narzędzie ułatwiające współpracę z zewnętrznymi firmami konsultingowymi
• narządzie pomocnicze w realizacji funkcji kontrolnych (wewnętrznych i zewnętrznych)
• narzędzie narzucania wypracowanych i zweryfikowanych wzorców postępowania na nowo tworzone jednostki i stanowiska (wykorzystywanie efektu naśladownictwa, szczególnie ważne w przypadku ekspansji organizacyjnej firmy)


O autorze

Natka

Pisze o wszystkim, ale głównie o ekonomii i biznesie.

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest konieczne oznaczone są symbolem *

TEST